СТАТТІ

Ворона В.М., генеральный директор ООО "Горизонт"
Данылив И.В., к.т.н., с.н.с., генеральный директор ЗАО "Бизнес Автоматика"

Стратегия развития информационных систем на предприятиях водопроводно-канализационного хозяйства
 
 
 
Согласно Национальной стратегии реформирования и развития водопроводно-канализационного хозяйства Украины, одобренной на заседании научно-технического совета Госжилкоммунхоза 24.12.02, и Общегосударственной программе реформирования и развития жилищнокоммунального хозяйства Украины на 2003-2010 годы основной целью развития информационных систем (ИС) является "обеспечение эффективного управления всеми ресурсами водопроводно-канализационного хозяйства путем применения соответствующих управленческих информационных систем" [1]. Стратегией достижения данной цели определено "обеспечение качественного, современного, точного и эффективного с точки зрения затрат и содержательного компьютеризированного управленческого контроля, мониторинга и систем отчетности внутренней и внешней информации, которая требуется руководителям современного, хорошо регулируемого и эффективного водопроводно-канализационного хозяйства" [1].

На основании результатов работ, проведенных в 2004-2005 годах в рамках проектов по развитию предприятий отрасли (а, именно, в Полтавском областном государственном коммунальном предприятии водопроводно-канализационного хозяйства "Полтававодоканал", Государственном коммунальном предприятии "Харьковкоммуночиствод" и Государственном коммунальном предприятии "Севгорводоканал"), авторами был накоплен и обобщен опыт, который позволяет сформулировать ряд выводов и методических положений, обеспечивающих реализацию стратегии развития ИС предприятий водопроводно-канализационного хозяйства.

На данный момент на многих предприятиях отрасли существует парк компьютерной техники и средств связи, позволяющий эффективно решать задачи оперативного и управленческого учета, однако, используемое специальное программное обеспечение не соответствует требованиям сегодняшнего дня в вопросах комплексного учета на предприятии.

Цель построения информационной системы предприятия заключается в обеспечении оперативной информационно-технологической и аналитической поддержки процедур принятия решений сотрудниками предприятия. Для этого должно быть обеспечено создание централизованного управления деятельностью всех подразделений предприятия, задействованных в процессах управления трудовыми, материальными ресурсами и сбытом, учета основного и вспомогательного производства, финансово-экономического управления, за счет создания единой корпоративной компьютерной сети и использования единой базы данных.

Инвестиции только в закупку техники и программного обеспечения для автоматизации подразделений предприятия не обеспечат должного качества функционирования ИС. Стратегический подход к построению ИС предприятия должен рассматривать взаимосвязанное решение вопросов организационного, технического, программного, информационного и юридического обеспечения.

1.Задачи организационного обеспечения
Основными задачами организационного обеспечения являются:
  • формирование требований к функциональности специального программного обеспечения (ПО);
  • проведение тендеров и закупка общего и специального ПО в соответствии с сформулированными техническими и функциональными требованиями;
  • внедрение специального ПО в рамках комплексной ИС;
  • обучение пользователей, проведение семинаров, оценка уровня их компьютерной грамотности;
  • взаимодействие с разработчиками ПО;
  • приведение положений подразделений и должностных обязанностей в соответствие с использованием комплексной ИС; должна быть определена степень участия и регламент работы подразделений (в т.ч. сотрудников подразделений) в использовании комплексной ИС.
Специфика предприятий водопроводно-канализационного хозяйства определяет ряд рекомендаций, которые можно предложить в рамках организационного обеспечения создания ИС.

В подавляющем большинстве проекты построения информационных систем начинаются с выбора программных комплексов. При этом выбор должен происходить на основе совместного анализа соответствия решений требованиям бизнес-процессов предприятия и общей оценки программного продукта (надежность, быстродействие, стоимость, скорость внедрения, качество сопровождения, :).

В настоящее время проект построения информационной системы зачастую рассматривается как проект внедрения ERP-системы. Настоящие ERP-системы - SAP R/3, Oracle Application, BAAN, J.D.Edwards, People Soft - это действительно мощный инструмент поддержки управления бизнесом [2]. Однако, затраты на их внедрение вряд ли окупятся для предприятия, имеющего разнесенную инфраструктуру, самостоятельные единицы, государственную и отраслевую специфику основного производства.

Бытует мнение, что внедрение информационных систем своими силами - это дешевое и надежное решение. Тем не менее, услуги консультантов предпочтительнее создания собственного штата супер-специалистов. Надежности это не добавляет, а замена сотрудника намного сложнее замены консультанта. Персонал предприятия-заказчика должен выступать в роли искушенного покупателя, знающего, что ему надо, сколько это стоит, и способного подготовить почву для использования приобретенного инструмента - остальное должно быть функцией консультантов.

Выбор управляющей внедрением компании, которая не является поставщиком программных продуктов, имеет множество рациональных обоснований. Когда управляющая компания является одновременно и поставщиком программного решения, то она не может в полном объеме представлять интересы предприятия в проекте, так как вынуждена в той или иной степени отстаивать "интересы" программного продукта. Кроме того, проект внедрения ИС не должен иметь "программистский оттенок", так как основной его целью является оптимизация управленческой инфраструктуры.

2. Технические задачи
Основными задачами технического обеспечения являются:
  • определение технических требований к компьютерному оборудованию;
  • формирование схемы взаимодействия удаленных площадок в распределенной корпоративной ИС;
  • проектирование распределенной сети предприятия;
  • закупка, установка и настройка оборудования (серверы, рабочие станции, принтеры, сканеры, сетевое оборудование и т.д.);
  • проведение мониторинга состояния оборудования и сети;
  • техническое обслуживание оборудования.
3. Лицензирование существующего общего программного обеспечения
Разработка единого и согласованного процесса лицензирования ПО на предприятии должна состоять из следующих шагов:
  • сбор начальной информации о структуре вычислительной сети предприятия (количество персональных компьютеров, материально ответственные лица и т. п.);
  • инвентаризация ПО;
  • сопоставление количества и типов лицензий с количеством установленного ПО;
  • разработка стратегии использования активов ПО, включающей в себя создание внутренних стандартов на используемые компьютеры и ПО, внедрение процедур закупки и эксплуатации программного обеспечения;
  • формирование точного плана управления лицензиями.
4. Задачи по внедрению специального программного обеспечения
Единая корпоративная информационная система предприятия может быть создана как комплекс адаптированных под нужды предприятия типовых решений в разных сферах деятельности. Основными системными требованиями, которые должны соблюдаться при таком подходе к автоматизации, являются:
  • архитектура программного обеспечения "клиент\сервер", которая позволяет одновременную работу пользователей на единой базе данных;
  • единый подход к системе хранения данных с целью удешевления приобретения и обслуживания дорогостоящего общего программного обеспечения для управления базами данных;
  • открытость подсистем, которая позволяет проводить их адаптацию под изменяющиеся условия предметной области, возможность наращивания корпоративной информационной системы новыми подсистемами;
  • масштабируемость подсистем для безболезненного перехода к новым конфигурациям при изменении организационно-штатной структуры предприятия.
На основании анализа функциональности и информационных потоков на предприятиях водопроводно-канализационного хозяйства можно выделить восемь основных секторов, отраженных на функциональной схеме предприятия (см. рис.1).


Сектор финансово-экономического управления (в него обычно входят планово-экономический отдел, центральная бухгалтерия, бухгалтерия службы учета и реализации, производственно-технический отдел) организует работу остальных секторов. Этот сектор получает, обрабатывает, накапливает первичную информацию и вырабатывает управленческие воздействия на другие сектора.

Сектор основного производства включает в себя подразделения службы водоснабжения, службы водоотведения и аварийно-диспетчерскую службу. Данный сектор, выполняя заявки на ремонт, тесно сотрудничает с сектором вспомогательного производства (в сектор обычно входят ремонтно-механический цех, автобаза, служба главного энергетика и т.п.), который обеспечивает сектор основного производства выделением дополнительной автотранспортной техники, изготовлением нестандартных деталей, работами по ремонту дорожного покрытия, и сектором логистики, обеспечивающим производственные подразделения материальными средствами. В сектор управления передается информация о выполненных работах, о состояниях объектов контроля, о израсходованных материальных средствах.

Сектор сбыта (это, обычно, абонентский отдел, инспекция контроля за водопользованием, договорная группа и т.п.) отвечает за оказание услуг и взаимодействию с контрагентами (юридическими и физическими лицами, потребителями услуг предприятия и поставщиками продукции). В сектор управления передается информация о начислениях и состоянию оплат абонентов, расчеты по повышенным тарифам предприятиям за нарушения лимитов и норм объемов и качества стоков.

Сектор логистики (склады и службы снабжения) отвечает за движение товарно-материальных средств и взаимодействию с контрагентами (поставщиками продукции). В сектор управления передается информация о счетах, договорах, приходные и расходные документы по движению материальных средств.

Сектор персонала (это, обычно отдел организации труда и зарплаты и отдел кадров) ведет кадровый учет сотрудников и собирает информацию от остальных секторов по учету труда. На основании этих данных взаимодействует с сектором управления для расчета начислений и удержаний сотрудникам предприятия. Формирует организационную структуру предприятия, устанавливает штатное расписание, графики работ для остальных секторов предприятия.

Вспомогательный сектор обеспечивает работу остальных секторов путем оказания юридических, хозяйственных, электронных и др. услуг.

В настоящее время на рынке специального программного обеспечения присутствуют следующие подсистемы, позволяющие автоматизировать бизнес-процессы в выделенных секторах и удовлетворяющие сформулированным требованиям:
  • подсистемы бухгалтерского учета;
  • подсистемы биллинга;
  • подсистемы складского учета;
  • подсистемы формирования сметной документации;
  • подсистемы управления персоналом;
  • подсистемы диспетчерского управления;
  • подсистемы ремонтно-технического обслуживания;
  • подсистемы автоматизированного сбора данных;
  • геоинформационные подсистемы;
  • подсистемы автоматизации автопредприятия.
Следует отметить, что процесс создания информационной системы итерационный. И начинать его надо не с конца, как это делается зачастую, имеется в виду автоматизация бухгалтерии. Основой всей дальнейшей обработки, анализа информации и принятия решения является оперативный учет в секторах производства, логистики, сбыта и персонала.

В заключение необходимо отметить, что в процессе внедрения специального программного обеспечения ИС нужно постоянно отслеживать выполнение следующих условий.

Первое условие - соответствие ИС установленным целям и требованиям. Самым критичным моментом является необходимость обеспечения единого понимания Заказчиком и Исполнителем целей и требований ИС.

Второе условие - это соблюдение рамок проекта (временные, бюджетные, логические) и требований качества. Сложность данного критерия обусловлена тем, что в построении ИС задействовано много сторон, следовательно, необходима четкая координация работ. Недостаточно составить график работ, выполняемых представителями Исполнителя. Необходимо, чтобы во всех процессах (создания продукта, приемки, оценки качества и т.д.) участвовали и сотрудники предприятия, отвечающие за отдельные направления его деятельности.

Третье условие - удовлетворение потребностей всех участников проекта. Если на каком-то этапе построения системы, кто-либо (то ли Заказчик, то ли Исполнитель, то ли третья сторона, участвовавшая как подрядчик) будет по тем или иным причинам не заинтересован в дальнейшем продолжении, то этот проект будет подвержен риску неудачного завершения.

Среди основных рисков построения ИС можно выделить следующие:
  • превышение установленного времени или стоимости;
  • несоответствие качества установленным требованиям;
  • игнорирование требований и претензий.
Для того чтобы по завершении проекта не было расхождений между его участниками в вопросах соответствия достигнутых и необходимых (желаемых) результатов, необходимо еще до начала проекта четко описать и формализовать цели и рабочие продукты как каждой стадии, так и всего проекта в целом. Тем самым Заказчик "застрахует" себя от случаев, когда его будут "уговаривать" принять неполноценные результаты работ по проекту, а Исполнитель, сможет без проблем сдать выполненные работы Заказчику.

Литература
  1. Нацiональна стратегiя реформування та розвитку водопровiдно-каналiзацiйного господарства України та План дiй. - Офiцiйний документ Держжитлокомунгоспу, березень 2003
  2. Литвиновский М., Буренин С. Как правильно наступать на грабли при внедрении ERP-систем // "Корпоративные системы".- Киев, 2002, №1.

 

Ворона В.М., генеральный директор ООО "Горизонт"
Данылив И.В., к.т.н., с.н.с., генеральный директор ЗАО "Бизнес Автоматика"
Твердохлеб А.Н., главный специалист ЗАО "Бизнес Автоматика"

Система автоматизации управления персоналом для предприятий водопроводно-канализационного хозяйства
 
 
 
Система автоматизации управления персоналом "БИЗНЕС.ПЕРСОНАЛ" строится на базе программного комплекса "Бизнес.Персонал" (свидетельство о регистрации в Государственном департаменте интеллектуальной собственности Министерства образования Украины ВР №00239 от 29.07.2004г.), который предназначен для автоматизации учетных, расчетных и аналитических функций по организации труда на предприятии, ведению учета сотрудников, учету труда и расчету заработной платы. Программный комплекс "Бизнес.Персонал" в полной мере учитывает требования законодательства Украины в части управления человеческими ресурсами предприятия.

Программный комплекс является системой клиент/сервер и функционирует под управлением операционных систем Windows NT, Windows 2000 или Windows XP. Серверная часть предполагает хранение базы данных в системе MS SQL Server или Oracle.

Внедрение программного комплекса "Бизнес.Персонал" на предприятии благодаря интеграции всей информации в едином хранилище данных, широким функциональным возможностям, гибкой системе настройки и прозрачной системе контроля вводимой и рассчитываемой информации, гарантирует:
  • руководителю - анализ затрат времени, качества и стоимости человеческого ресурса в каждом виде продукции за любой период, а также мощные аналитические отчеты в произвольных разрезах;
  • кадровику - автоматизацию рутинных задач и любую выборку информации без привлечения программистов;
  • экономисту - инструмент расчета плановых и фактических показателей;
  • бухгалтеру - уверенность в каждой цифре;
  • работникам предприятия - возможность в любой момент получить необходимые сведения о своей зарплате, а также документы для предоставления в различные организации.


В качестве преимуществ комплекса можно выделить следующие:

  • наличие гибких настроек функциональности, доступных любому грамотному пользователю, под нужды конкретного предприятия и в связи с изменением законодательства;
  • возможность построения единого информационного пространства предприятия - возможность сопряжения с системой управления электронной проходной, с подсистемами бухгалтерии и финансового анализа, производства и логистики;
  • возможность ведения учета по нескольким юридическим лицам;
  • ведение расчета заработной платы на основе регулярного учета условий организации труда, качества и количества персонала предприятия, а также непосредственного учета результатов труда не только в денежных единицах, но и количественных и вре-менных;
  • наличие подсистемы расчета регламентированных законодательством налогов с фонда оплаты и формирования по результатам учета доходов, сумм налогов и взносов регламентированной отчетности, включая персонифицированный учет для ПФУ;
  • наличие подсистемы расчета индексации заработной платы;
  • наличие более 240 используемых шаблонов отчетных документов, а также возможность создания огромного количества отчетов, структура информации в которых настраивается пользователем.


"Бизнес.Персонал" - система, отвечающая современным требованиям международных стандартов управления предприятием. В настоящее время популярно мнение, что основная задача, подлежащая автоматизации в области управления трудовыми ресурсами, - это расчет заработной платы. Однако, первичная информация, позволяющая осуществлять прозрачный контроль исчисления заработной платы, формируется иными процессами в других подразделениях предприятия и только подтверждается работниками расчетного отдела бухгалтерии. Игнорирование управления учетом в этих подразделениях (отдел кадров, отдел труда и заработной платы, отделы и службы нормирования и учета в производственных подразделениях, табельные службы) нарушает один из основополагающих принципов стандарта ISO 9000 - принцип процессного подхода

"Бизнес.Персонал" - система, основанная на принципе процессного подхода, на взаимодействии всех структурных подразделений предприятия. На этапе учета результатов труда необходимо обеспечить правильный ввод в отделе кадров, отделе труда, бюро нормирования и табельной первичных документов (неявок сотрудников, приказов и пр.) обо всех изменениях в трудовой деятельности сотрудников. В дальнейшем автоматическое формирование временных и других показателей работы сотрудников позволит свести до минимума вероятность ошибок при расчете заработной платы в расчетном отделе бухгалтерии.

Программный комплекс "Бизнес.Персонал" автоматизирует сложный контур управления трудовыми ресурсами предприятия и поэтому состоит из тесно связанных между собой подсистем (см. рис.1), которые можно внедрять в 2 очереди:

  • 1-я очередь - автоматизация кадрового учета;
  • 2-я очередь - автоматизация расчета заработной платы.

Рис. 1. Функциональная схема подсистемы программного комплекса "Бизнес.Персонал"
и их связей между собой и другими системами оперативного учета


1-ю очередь системы "Бизнес.Персонал" условно можно разделить еще на 2 подсистемы:
  1. подсистему организации труда на предприятии, которая автоматизирует работу сотрудников отдела организации труда и заработной платы;
  2. подсистему кадрового учета сотрудников, которая автоматизирует работу сотрудников отдела кадров.


Подсистема организации труда на предприятии:
  • формирует организационную структуру;
  • формирует справочники тарифных сеток, тарифных ставок, схем должностных окладов и тарифноквалификационных характеристик;
  • формирует штатное расписание на предприятии и расчет плановых показателей по фонду оплаты труда;
  • ведет полный учет графиков работы на предприятии и расчет значений планового использования трудового времени;
  • задает условия повременного и сдельного труда на предприятии согласно положениям коллективного трудового договора;
  • рассчитывает нормы оплаты для различных видов труда, применяемых на предприятии;
  • предоставляет возможность автоматического изменения тарифов и окладов в связи с изменением базового оклада.


Подсистема кадрового учета сотрудников:
  • ведет учет анкетных данных физических лиц, используемых при работе отдела кадров; возможно также занесение в систему анкетных данных по физическим лицам, которые используются при функционировании других подсистем корпоративной информационной системы предприятия;
  • удовлетворяет всем требованиям КЗоТ и нормативных документов Министерства труда и социальной политики Украины. Четко отслеживает заполнение вакансий на предприятии. Все приемы, перемещения и увольнения оформляются соответствующими приказами и документируются в трудовом стаже сотрудника. Данные отдела кадров поступают в бухгалтерию для подтверждения и последующего расчета заработной платы;
  • предоставляет возможность как учета подготовки и переподготовки сотрудников предприятия, так и учета подготовки новых кадров;
  • предоставляет возможности по воинскому учету сотрудников и учету командировок. Первичный документ о командировке поступает для подтверждения в бухгалтерию и принимается для расчета оплат за командировку;
  • всевозможные срезы списка сотрудников предприятия по различным атрибутам, как анкетных данных, так и квалификационных характеристик предоставляет пользователю мощный инструмент анализа трудовых ресурсов предприятия;
  • предоставляет возможности планирования отпусков, расчета их продолжительности в зависимости от условий труда и учета фактических отпусков. Предоставляет пользователю возможность в явном виде хранить в системе информацию по сотрудникам, необходимую для выполнения требований Закона Украины "Об отпусках" и нормативных документов, принятых во исполнение Закона Украины "Об отпусках".


2-ю очередь системы "Бизнес.Персонал" условно можно разделить еще на 2 подсистемы:
  1. подсистему учета труда, которая автоматизирует работу сотрудников, отвечающих за учет труда во всех подразделениях предприятия;
  2. подсистему расчета заработной платы, которая автоматизирует работу сотрудников расчетного сектора бухгалтерии.


Подсистема учета труда:
  • позволяет вести табельный учет на предприятии с выдачей аналитической информации по использованию рабочего времени. Табель формируется системой автоматически на основании первичных документов о неявках сотрудника и регламентированного графика его работы. Система предоставляет широкие возможности по непосредственному внесению информации табельного учета с указанием оправдательных документов в случае невыхода на работу, а также распределения отработанного времени по видам труда. Автоматически рассчитывает итоговые значения учета труда за месяц по каждому сотруднику, бригаде, подразделению в целом;
  • позволяет вести учет нарядов сдельного труда. Для всех видов сдельного труда на основании норм оплаты труда по результатам труда, указанным в нарядах, автоматически рассчитываются значения вознаграждения;
  • имеет гибкую систему утверждения и передачи всех данных по учету труда между пользователями системы, что исключает внесение ошибок в данные за счет организационной несогласованности;
  • позволяет сопрягать учет труда с системой автоматизированной проходной. Существует возможность конвертирования данных кадрового учета в базу данных автоматизированной проходной. Предусмотрен импорт данных о проходах с последующим анализом использования рабочего времени за счет сопоставления плановых графиков работы и фактических проходов через автоматизированную проходную;


Подсистема расчета заработной платы:
  • позволяет гибко изменять состав видов начислений и удержаний, а также алгоритмы их расчета. При любых изменениях законодательства квалифицированный пользователь сможет внести в систему новый вид начисления или удержания; задать его вхождение в тот или иной регистр учета, по которому накапливаются соответствующие суммы, для последующего анализа; создать тип исходных данных для расчета начисления или удержания; в легко интерпретируемой форме запрограммировать алгоритм расчета начисления или удержания; в легко интерпретируемой форме запрограммировать алгоритм расчета отчислений с фонда оплаты труда; настроить различные ограничительные константы и коэффициенты, утвержденные законодательно на период расчета зарплаты; настроить шкалы различных видов удержания, действующих на период расчета зарплаты;
  • позволяет производить начисления и удержания заработной платы сотрудников предприятия. При расчетах используются утвержденная главным бухгалтером схема алгоритмов расчетов заработной платы. Расчеты, для которых требуются временные параметры, используют данные табельного учета и других первичных документов учета труда и не требуют ручного ввода;
  • предлагает удобные режимы для выполнения стандартизованных, но очень трудоемких операций расчета средней зарплаты для различных видов начислений, проведения индексирования заработной платы, формирования удержания по исполнительным листам, формирования удержания по кредитам и ссудам, формирования платежных документов для перечисления заработной платы на расчетный счет или получения через кассу и многое другое;
  • в автоматизированном режиме ведет лицевые счета сотрудников и формирует платежные ведомости;
  • позволяет проводить анализ фонда оплаты труда по различным аналитическим срезам за различные периоды;
  • позволяет пользователю самостоятельно сформировать список перечислений с фонда оплаты труда, формулы и ставки их расчета. При каждой выплате любой составляющей заработной платы пользователю предоставляется возможность сформировать и рассчитать все суммы перечислений с выплаченных сумм заработной платы. При окончательном расчете по зарплате за период подсистема позволит пользователю сделать перерасчет начисленных, выплаченных и оставшихся к перечислению сумм сборов;
  • формирует большое количество сводных печатных документов по расчету заработной платы в различных разрезах.


Программный комплекс "Бизнес.Персонал" обладает удобными средствами обеспечения безопасности. Разграничение доступа к информации производится на уровне отдельных подсистем, рабочих форм, подразделений организационной структуры предприятия. Такое разграничение прав доступа обеспечивается путем создания различных ролей, задания паролей доступа и определения типа доступа к данным системы. С помощью поставляемого вместе системой специального программного продукта администрирования можно изменять права доступа для пользователя, задать или сменить пароль входа этого пользователя в систему, разрешить доступ к программе новому пользователю. Пароль запрашивается при каждом входе пользователя в программу.

На основании введенных и рассчитанных данных система позволяет автоматически сформировать весь перечень регламентируемых отчетов по кадровому и воинскому учету, утвержденных форм по труду, персонифицированному учету для ПФУ, регламентированную отчетность по расчету заработной платы, всех налогов и перечислений. Система позволяет сформировать большое количество различных справок, ведомостей, отчетов, сводов и пр. по готовым шаблонам. Пользователь имеет возможность сам создавать отчеты и формировать их в редакторе Excel с последующей обработкой и печатью. Также пользователь имеет возможность изменять внешний вид существующих отчетов. Система позволяет сформировать на магнитных носителях отчеты по форме 1ДФ и по персонифицированному учету в ПФУ.

Возможность быстрой адаптации программного комплекса "Бизнес.Персонал" к нуждам конкретного предприятия отрасли подтверждена процессом внедрения на Полтавском областном государственном коммунальном предприятии водопроводно-канализационного хозяйства "Полтававодоканал".

 

Данылив И.В., к.т.н., с.н.с., генеральный директор ЗАО "Бизнес Автоматика"
Назаренко С.Г., к.т.н., ведущий научный сотрудник

Формализованное описание бизнес-процессов - необходимое условие комплексной автоматизации управлением предприятием
 
 
 
Рано или поздно, но руководство любого предприятия, хозяйственная деятельность которого требует привлечения труда многих десятков, а то и сотен сотрудников, приходит к мысли о необходимости создания комплексной автоматизированной системы. Дальше следует один из трех вариантов:
  • осуществляется поиск "подходящей" программной системы, покупка некоторых модулей такой системы и процесс их внедрения;
  • осуществляется поиск "подходящей" компании, занимающейся разработкой программных систем, заключается с ней договор и начинается процесс разработки и внедрения системы "под заказчика";
  • осуществляется поиск специалистов в области программирования, прием их на работу и создание ими в качестве сотрудников "своей" информационной системы.
Конечно, имеют место прецеденты компоновки таких вариантов. Однако, чаще всего, поставленная задача, все-таки, не решается. Это есть следствие объективно существующих проблем процесса создания комплексной автоматизированной системы, которые мы попытаемся раскрыть и показать пути их решения в данной статье.

Для начала сформулируем простые вопросы и дадим на них ответы.

КОМУ НУЖНА КОМПЛЕКСНАЯ АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЕМ ПРЕДПРИЯТИЯ?

Комплексная автоматизация управлением предприятия нужна лицу, заинтересованному в УВЕЛИЧЕНИИ ПРИБЫЛИ предприятия за счет повышения эффективности принимаемых управленческих решений. То есть, этим лицом может быть либо СОВЛАДЕЛЕЦ предприятия, либо МЕНЕДЖЕР ВЫСШЕГО ЗВЕНА УПРАВЛЕНИЯ, заработок которого напрямую зависит от прибыльности предприятия. В дальнейшем будем называть такое лицо Руководителем (не нужно путать с руководителем среднего и нижнего звена управления, заинтересованность которого носит, в основном, морально-этический характер).

ЧТО НУЖНО ПОЛУЧАТЬ ОТ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ РУКОДИТЕЛЮ?

Для повышения эффективности принимаемых управленческих решений Руководитель должен, в самом простом варианте:
  • планировать поступление денег;
  • планировать производственную деятельность;
  • планировать расходы.
То есть, лицо, заинтересованное в увеличении прибыли, ощущает необходимость в автоматизации УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА. При этом, чем больше предприятие, тем выше требования к степени автоматизации управленческого учета (бюджетирование по центрам ответственности, прогнозирование и оценка эффективности расходов по направлениям деятельности, построение системы сбалансированных показателей работы предприятия и расчет их количественного выражения и т.д.).

КАКОЕ УСЛОВИЕ ЯВЛЯЕТСЯ НЕОБХОДИМЫМ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА?

Система управленческого учета работает на данных, которые поступают с мест выполнения хозяйственных операций или, другими словами, на данных ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА. Для эффективного управленческого учета данные оперативного учета должны, как минимум:
  • поступать своевременно;
  • интерпретироваться в форме, позволяющей проверить их достоверность;
  • храниться в форме, позволяющей составлять аналитические выборки за предыдущие периоды.
То есть, необходимым условием автоматизации управленческого учета является грамотная АВТОМАТИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА.

КТО ВЛАДЕЕТ ЗНАНИЯМИ ОБ ОПЕРАТИВНОМ УЧЕТЕ НА ПРЕДПРИЯТИИ?

Мы говорим о преуспевающем предприятии. То есть, знаниями о системе оперативного учета владеют руководители нижнего звена управления и сотрудники - "владельцы" бизнес-процессов. Им уже давно (в процессе успешного развития предприятия) делегировали эти полномочия. И, что самое важное, в подавляющем большинстве случаев они владеют "своей частью" и передают ее "методом наставничества" новым сотрудникам, которые появляются как вследствие роста организации, так и вследствие ротации кадров.

МНОГО ЛИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ В КОНТУРЕ ОПЕРАТИВНОГО УЧЕТА ПРЕДПРИЯТИЯ?

Если говорить об элементарных бизнес-процессах, то есть бизнес-процессах, которые являются последовательностью операций, выполняемых одним лицом, без привлечения внутри этой последовательности результатов деятельности других бизнес-процессов, то количество таких бизнес-процессов в контуре оперативного учета может исчислятся сотнями, а то и тысячами. И при этом они жестко связаны между собой потоками данных и (или) товарно-материальных ценностей, финансовых ресурсов.

Таким образом, для комплексной автоматизации управления предприятием необходима автоматизация контура оперативного учета с изначальной постановкой четких целей по способам хранения информации, ее агрегирования и передачи в контур управленческого учета. Однако, данная задача, зачастую, становится трудноразрешимой в силу следующих объективно существующих причин:
  1. Особенности хозяйственной деятельности любого предприятия не позволяют полностью автоматизировать оперативный учет с помощью готовых программных решений. Такие программы необходимо дорабатывать или приводить бизнес-процессы хозяйственной деятельности к стандарту готового решения.
  2. Бизнес-процессы оперативного учета на предприятии могут быть не описаны в явной форме. Их суть и взаимосвязь находятся на уровне "интуитивных" знаний руководителей нижнего звена и сотрудников.
  3. При автоматизации оперативного учета руководство этим процессом осуществляется людьми, которые не имеют прямой заинтересованности в конечном результате автоматизации. Они заинтересованы только в облегчении собственного труда и труда своих подчиненных.


Для решения указанных проблем необходимо провести ОБСЛЕДОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ.

Данная статья не преследует цель описания методологии формализованного описания бизнес-процессов предприятия, однако для общего ознакомления с сутью процесса сформулируем некоторые основополагающие понятия.

Операция - элементарное действие, приводящее к изменению состояния описываемой предметной области (документы, материальные и денежные активы и т.д.)
Бизнес-процесс - последовательность операций, независящая на момент выполнения от других операций
Функция - направление деятельности, для выполнения которого необходимо совершить определенные взаимосвязанные последовательности бизнес-процессов

Деятельность любого предприятия определяется целями, которые можно декомпозировать ("разложить") на функции. Степень декомпозиции должна быть достаточной для того, чтобы впоследствии можно было легко выстроить цепочку бизнес-процессов по выполнению элементарной функции. Вариант дерева функций для одной из предметных областей представлен на рис.1.

Рис.1. Вариант дерева функций


Далее создается иерархическая структура бизнес-процессов "как есть". Фрагмент такого описания для одной из предметных областей представлен на рис.2. Данная структура строится на основании опроса экспертов - руководителей и владельцев бизнес-процессов. Ни в коем случае не следует понимать эту последовательность действий как "делай раз и делай два". В процессе создания структуры бизнес-процессов не раз придется вернуться к дереву функций и внести туда коррективы. Это достаточно трудоемкий итерационный процесс, который является основой качественных аналитических действий в дальнейшем. Если сравнивать обследование с построением дома, то дерево функций - это проект дома, а бизнес-процессы - это материалы для его построения. И если этот проект и материалы будут низкого качества, то в дальнейшем никакое мастерство строителей не поможет.



Рис.2. Фрагмент структуры бизнес-процессов


Для всех элементарных бизнес-процессов должны быть определены "входы" и "выходы", которыми могут являться документы, материальные и денежные активы и т.д. Эти "входы" и "выходы" являются не только элементами предметной области, над которыми совершаются операции бизнес-процессов по их изменению (логика этих изменений должна быть четко описана), но и связями, по которым выстаиваются цепочки бизнес-процессов по достижению функций. Фрагмент такой цепочки представлен на рис.3.


Рис.3. Фрагмент последовательности бизнес-процессов

Все элементарные бизнес-процессы должны быть связаны с владельцем - конкретным элементом штатного расписания организации. Собственно говоря, все бизнес-процессы штатной клетки составляют суть должностной инструкции, которой должен руководствоваться сотрудник, числящийся на данной клетке.
Следующая стадия - это реинжиниринг бизнес-процессов. То есть, необходимо:
  • выявить и устранить дублирование операций в ходе последовательности процессов по достижению цели;
  • устранить слабую формализацию пооперационного выполнения части бизнес-процессов;
  • определить ответственность конкретного сотрудника за бизнес-процесс, если она "размыта" между многими исполнителями;
  • определить бизнес-процессы, подлежащие автоматизации.
Следует отметить, что в рабочей группе проекта должны участвовать все менеджеры предприятия (руководители и "владельцы" бизнес-процессов), а руководить проектом со стороны заказчика должно лицо, заинтересованное в увеличении прибыли предприятия. Результатом проекта должны стать:
  1. Формализованное описание бизнес процессов хозяйственной деятельности предприятия.
  2. "Выстраивание" элементарных бизнес-процессов в процессные цепочки по достижению целей хозяйственной деятельности.
  3. Определение "жизненных циклов" документов в виде последовательности процессов их формирования, модификации, использования и хранения посредством описанных бизнес-процессов (формализация документооборота предприятия).
  4. Анализ полученных описаний и их модификация с целью повышения эффективности хозяйственной деятельности предприятия (реинжиниринг бизнес-процессов).
Результат проекта уже является формальной постановкой задачи автоматизации оперативного учета предприятия.
Полученный результат важен не только как первый шаг автоматизации предприятия, он сам по себе является "гигантским" шагом в налаживании регулярного менеджмента на предприятии (формирование положений о подразделениях, формализация должностных инструкций и т.п.) и основой для построения критериев оценки его эффективности.

И, напоследок, еще немного "о грустном" - о рисках. Предположим, что Вы - Руководитель, осознали важность проблемы, нашли консультантов, финансировали проведение обследования, получили отчет, соответствующий поставленной задаче. А где гарантии того, что полученный результат соответствует действительности, то есть, в описании учтены все бизнес-процессы и их описание позволяет однозначно интерпретировать суть деятельности? Даже если это не так, Вы, конечно, можете утвердить полученные должностные инструкции, можете провести оптимизацию полученных бизнес-процессов и обязать работать организацию по новому. Это, скорее всего, приведет к повышению эффективности - ведь, Вы все равно "продвинулись" в налаживании регулярного менеджмента. Люди поймут поставленные задачи, ведь до этого они работали в условиях устных договоренностей о правилах работы.
Однако, при создании автоматизированной системы по такому описанию могут возникнуть сложности. Ведь, компьютер - не человек. Любая "недоговоренность", неточность или слабо формализованное описание будет "растолковано" компьютеру программистом, и качество такого толкования будет контролироваться не Вами.
Кроме этого, есть еще одна проблема - жизнь меняется, меняется и Ваш бизнес. Если Вы получили результат обследования в виде "кипы бумаг", то оно рискует со временем превратиться в фотографию из старого альбома, которую можно показывать только гадалке, а врачу вместо себя не представишь. Конечно, сложность организации предприятия нельзя сравнивать со сложностью устройства человеческого организма, однако и здесь не все так просто. Для примера предположим, что количества бизнес-процессов документов и штатных клеток измеряются десятками. Уже только для такого небольшого числа количество их взаимосвязей может достигать десятков тысяч. То есть, для того чтобы результат формализации бизнес-процессов "поддавался" анализу и модификации все данные обследования должны заноситься при помощи специальной программы в базу данных, а формы анализа и отчетные формы генерироваться этой программой. Такие программы существуют, например, BPWin.

Для уменьшения рисков, прежде чем начинать проект обследования предприятия с целью формализованного описания бизнес-процессов, желательно соблюсти 3 условия:
  1. Описание деятельности любого подразделения со стороны заказчика должен утверждать его руководитель, который предварительно предупреждается о персональной ответственности за "свою часть проекта".
  2. Со стороны исполнителя нужно потребовать краткое предпроектное обследование, результатом которого должны стать предложения о применении возможных типовых решений автоматизации и определение приблизительной суммы проекта по внедрению программного обеспечения.
  3. Исполнитель должен обладать программной системой, в базе данных которой можно хранить все сложные взаимосвязи между функциями, бизнес-процессами, документами, элементами штатного расписания и т.д. Получив этот инструмент вместе с результатами обследования, Вы будете иметь возможность самостоятельно вести регулярную работу по формализации и анализу изменяющихся бизнес-процессов Вашей хозяйственной деятельности.
Ну, что ж, если Вас убедила наша статься, то пора начинать. Чем больше будет усложняться Ваш бизнес, тем сложнее и дороже будет провести работу по формализации бизнес-процессов Вашего предприятия. Путь труден, но результат того стоит! В последствии, Вы будете не наблюдать за автоматизацией, а управлять ею. Вы будете готовы к посещению "светлого супермаркета комплексной автоматизации", а не мерять "тришкины кафтаны", которые время от времени Вам будут приносить.

 

Данылив И.В., к.т.н., с.н.с., генеральный директор ЗАО "Бизнес Автоматика"
Репихова Л.А., консультант по экономическим вопросам ЗАО "Бизнес Автоматика"

Итоги внедрения системы "БИЗНЕС.ПЕРСОНАЛ" на Запорожском производственном алюминиевом комбинате
 
 
 
ЗАО "Бизнес Автоматика" разработан программный комплекс "Бизнес.Персонал", который предоставляет возможность автоматизации одного из ключевых бизнес-процессов любого крупного предприятия, насчитывающего более 1000 сотрудников. Причем, в типовом решении комплекса на основе глубокого анализа взаимосвязей с другими бизнес-процессами заложены механизмы сопряжения с подсистемой производства, подсистемами бухгалтерии и финансового анализа, подсистемой логистики и подсистемой контроля доступа на предприятие.

Учет данных и все расчеты в любой автоматизированной системе базируется на основе первичных документов. Все первичные документы, связанные с людскими ресурсами должны быть в системе, причем, 1 раз в одном месте. В настоящее время очень популярно мнение, что основная задача, подлежащая автоматизации в области управления трудовыми ресурсами, - это расчет заработной платы. Однако, первичная информация, позволяющая осуществлять прозрачный контроль за начислением заработной платы, формируется иными процессами в других подразделениях предприятия и только подтверждается работниками расчетного отдела бухгалтерии. Поэтому игнорирование управления учетом в таких подразделениях, как отдел кадров, отдел труда и заработной платы, отделы и службы нормирования и учета производственных подразделений, нарушает один из основополагающих принципов стандарта ISO 9000 - принцип процессного подхода. Кроме этого в стандарте ISO 9001 четко указывается:
"Организация должна создать и поддерживать в рабочем состоянии общесистемные процедуры по:
  • определению потребностей в компетентном персонале и подготовке персонала;
  • обеспечению подготовки персонала в соответствии с выявленными потребностями;
  • оценке через установленный период времени эффективности подготовки кадров;
  • ведению соответствующих отчетов об образовании кадров, их подготовке, уровне мастерства и опыта:".
"Бизнес.Персонал" - система, выполняющая требования стандартов, которая позволяет вести расчет заработной платы на основе регулярного учета условий организации труда, качества и количества персонала предприятия, а также непосредственного учета результатов труда не только в денежных единицах, но и количественных и временных. Такая система учета, расчета и контроля значительно снижает влияние человеческого фактора при формировании и наполнении базы данных системы и соответственно при расчете заработной платы.

Система "Бизнес.Персонал" была успешно внедрена на Запорожском производственном алюминиевом комбинате (ОАО "ЗАлК"), насчитывающим около 7000 сотрудников. Внедрение программного обеспечения на ОАО "ЗАлК" - это пример правильной и четкой организации работы на предприятии по проведению автоматизации и освоению новых технологий. Проведем краткий обзор хода работ по внедрению проекта.

В ноябре 2003г. был заключен договор на поставку, внедрение программного обеспечения (ПО) и обучение персонала между ОАО "ЗАлК" и ЗАО "Бизнес Автоматика". В вопросах выбора очередности внедрения, а также в вопросах подготовки к проведению работ большую роль сыграл постоянный мониторинг со стороны руководства ОАО "ЗАлК". Разработка плана внедрения проходила при их непосредственном участии, что значительно ускорило и усовершенствовало процесс реализации проекта. Заместитель главного бухгалтера, начальник отдела организации труда, начальник отдела по расчету заработной платы первыми освоили работу в системе, что гарантировало грамотный подход к организации внедрения системы "Бизнес.Персонал" на предприятии. Были назначены руководители группы внедрения со стороны ОАО "ЗАлК", которые постоянно координировали действия по внедрению. Были созданы сами группы внедрения, в которые вошли представители всех подразделений предприятия, участвующие во вводе первичной и текущей информации в базу данных комплекса "Бизнес.Персонал", а также представители отдела АСУ, курирующие новое ПО. Отделом автоматизации и автоматизированных систем управления была проделана большая работа по обновлению технической базы, настройке локальной сети и рабочих мест системы "Бизнес.Персонал". Для одновременного обучения работе в системе до 18 пользователей были организованы 2 компьютерных класса на 9 рабочих мест.

Внедрение системы "Бизнес.Персонал" на ОАО "ЗАлК" проходило в 2 этапа. В период подготовки представителями ЗАО "Бизнес Автоматика" были импортированы анкетные и некоторые другие данные о сотрудниках всего предприятия из старой системы расчета заработной платы в систему "Бизнес.Персонал". Данные с сопроводительной информацией были подготовлены сотрудниками отдела АСУ ОАО "ЗАлК". Этап опытной эксплуатации начался в январе 2004г. Для его проведения были выделены несколько подразделений организационной структуры, по которым были проведены ввод первичной документации по учету труда, формирование табеля и расчет заработной платы. На этапе опытной эксплуатации представителями отдела внедрения ЗАО "Бизнес Автоматика" было проведено обучение участников группы внедрения ОАО "ЗАлК", представляющих отдел кадров, отдел труда, а также табельщиков, нормировщиков и расчетчиков подразделений этапа опытной эксплуатации. Заместитель начальника отдела организации труда был назначен ответственным от ОАО "ЗАлК" за проведение обучения табельщиков и нормировщиков в период внедрения системы. Пройдя курс обучения на этапе опытной эксплуатации, заместитель начальника отдела организации труда и начальник расчетного отдела бухгалтерии проводили обучение и консультации своих сотрудников по работе в системе "Бизнес.Персонал" в отсутствие на предприятии представителей ЗАО "Бизнес Автоматика". На этапе опытной эксплуатации были введены и настроены все необходимые справочники и алгоритм расчета заработной платы, штатное расписание и графики работы предприятия, откорректированы списки сотрудников предприятия. Параллельно с расчетом зарплаты в старой системе был проведен расчет зарплаты за январь и февраль 2004г. в системе "Бизнес.Персонал" по назначенным для опытной эксплуатации подразделениям организационной структуры предприятия. Итоги ввода и расчета были проанализированы руководителями группы внедрения от ОАО "ЗАлК" и от ЗАО "Бизнес Автоматика" и сделаны необходимые выводы. После некоторых доработок и исправлений, сделанных как программистами ЗАО "Бизнес Автоматика" в ПО, так и представителями ОАО "ЗАлК" в настройках и введенных данных, перешли к этапу промышленной эксплуатации.

Этап промышленной эксплуатации начался в марте 2004г. В нем приняли участие все подразделения организационной структуры ОАО "ЗАлК". Был составлен график работы пользователей системы "Бизнес.Персонал", позволяющий в течение рабочего дня проводить обучение и ввод информации в 2-х компьютерных классах всех необученных пользователей. Расчет зарплаты по предприятию за март, апрель и май 2004г. для сверки проводился параллельно в двух системах: в системе "Бизнес.Персонал" и в старой системе. В период расчета и закрытия периода по расчету заработной платы в компьютерных классах и на других рабочих местах присутствовали и консультировали пользователей представители отдела внедрения ЗАО "Бизнес Автоматика". В июне - августе 2004г. представители отдела внедрения выезжали для консультации и помощи по исправлению конкретных ошибок ввода и настройки. Начиная с сентября 2004г. пользователи системы "Бизнес.Персонал" на ОАО "ЗалК" проводят ввод информации, расчеты и закрытие периода самостоятельно. Можно сказать, что внедрение программного комплекса по учету трудовых ресурсов и расчету заработной платы на предприятии, насчитывающем почти 7000 сотрудников, было осуществлено в течение полугода. В дальнейшем сотрудничество между ОАО "ЗАлК" и ЗАО "Бизнес Автоматика" происходило по мере возникновения вопросов и замечаний со стороны ОАО "ЗАлК". Все возникающие у пользователей системы "Бизнес.Персонал" вопросы и замечания формулировались представителями отдела АСУ ОАО "ЗАлК", курирующими систему, и передавались по электронной почте или по телефону. Обновления системы, связанные с изменениями законодательства или с устранением выявленных недоработок, также передавались на ОАО "ЗАлК" по электронной почте. Такая система сопровождения системы "Бизнес.Персонал" практикуется и на данный момент.

По итогам внедрения системы "Бизнес.Персонал" на ОАО "ЗАлК" можно сказать, что успех и сроки внедрения автоматизированной системы зависит от того, как руководство предприятия организует рабочую группу, разработает стратегию и тактику внедрения, сформулирует задачи рабочей группы, стимулирует их выполнение. Положительный пример такого внедрения - внедрение системы "Бизнес.Персонал" на ОАО "ЗалК".

 

Предварительные настройки
  1. Сформированные в системе "БИЗНЕС ПЕРСОНАЛ" данные по персонификации пенсионного фонда необходимо перевести в файлы формата, используемого в нормативной программе персонификации, предоставленной пенсионным фондом. На закладке "Персонифицированный учет для пенсии" формы редактирования Общесистемная информация (Настройка системы -> Общесистемная информация -> закладка "Персонифицированный учет для пенсии") необходимо ввести следующие данные:
    • Путь к БД персонификации - каталог, в котором сохраняются файлы требуемого форма для загрузки в программу персонифицированного учета;
    • Файл "Анкетные данные" - имя DBF-файла, из которого будут загружаться анкетные данные в программу персонифицированного учета;
    • Файл "Ведомости застрахованных лиц" - имя DBF-файла, из которого будут загружаться ведомости застрахованных лиц в программу персонифицированного учета;
    • Файл "Ведомости застрахованных лиц БВВ" - имя DBF-файла, из которого будут загружаться ведомости застрахованных лиц без выплаты пенсионных взносов в программу персонифицированного учета;
    • Формирование персонифицированного учета для пенсии - метод формирования начисленных сумм для персонификации пенсионного фонда. В зависимости от установки данные для пенсионного персонифицированного учета собираются либо за месяц начислений, либо за месяц выплаты;
    • Формирование взносов в пенсионный фонд - метод формирования сумм взносов в пенсионный фонд для персонификации. В зависимости от установки суммы взносов для пенсионного персонифицированного учета собираются либо за месяц начислений, либо за месяц выплаты.
    • Признак ограничения суммы заработка - способ формирования суммы заработка при создании ведомости застрахованных лиц в персонифицированном учете. Данный признак определяет необходимость учета граничной суммы для налога при расчете показателей "Сумма заработка всего" по месяцам года (поля SZ1, SZ2, ..., SZ12).
  2. Для применения русской кодировки шрифтов при передаче данных персонифицированного учета в формат, используемый в нормативной программе персонификации, предоставленной пенсионным фондом, необходимо сделать предварительные настройки на компьютерах, с которых данные будут передаваться в файлы указанного формата. Для этого в программе BDE Administrator (кнопка "Пуск" на панели задач -> Настройка -> Панель управления -> BDE Administrator) следует установить языковую страницу "dBase RUS cp866" для драйвера "FOXPRO". Процесс установки языковой страницы следующий:
    • Запуск на выполнение программы BDE Administrator;
    • Выбор закладки Configuration;
    • Раскрытие вершины Configuration;
    • Раскрытие вершины Drivers;
    • Раскрытие вершины Native;
    • Позиционирование на вершине FOXPRO;
    • Позиционирование на значении строки LANGDRIVER в правой части экрана на панели Definition;
    • Выбор из выпадающего списка значений строки LANGDRIVER значения "DsdBase RUS cp866";
    • Сохранение сделанных изменений в настройке нажатием кнопки Apply в верхней части экрана.
  3. Для правильного формирования отчета по персонификации пенсионного фонда необходимо заранее сделать подготовительную работу по созданию регистра учета с категорией использования "Персонификация". Для этого необходимо выбрать на форме просмотра Алгоритм расчета зарплаты (Расчетный отдел -> Алгоритмы расчета зарплаты) закладку "Регистры учета". В таблице входимости по данному регистру учета должны быть отмечены те виды начисления, которые согласно инструкции по персонификации учитываются при расчете сумм в ведомости застрахованных лиц в колонке "Сумма для пенсии".
  4. Для дальнейшего использования в распределении начисленных сумм по персонификации необходимо сформировать справочник типов ставок страхового сбора, используемых на предприятии (Отдел кадров -> Справочники -> Тип ставки страхового сбора).
  5. Для учета спецстажа необходимо сформировать справочники оснований для начисления спецстажа. На форме просмотра Основания начисления спецстажа (Отдел кадров -> Справочники -> Основания начисления спецстажа) необходимо с помощью специального действия "Загрузить список льгот для спецстажа" скопировать из папки, в которой расположена регламентированная программа по персонификации ПФ, файлы KPUP.dbf и KPVR.dbf. На форму просмотра скопируется весь справочник оснований для начисления спецстажа с кодировкой, регламентированной инструкцией по формированию отчета по персонификации ПФ. Для того, чтобы весь справочник не отображался в выпадающем списке при выборе основания во время ручного ввода данных по спецстажу сотрудника, необходимо заблаговременно на текущей форме просмотра по используемым на предприятии основаниям для начисления спецстажа поставить признак "Используется" (форма редактирования Основания начисления спецстажа), а в остальных основаниях - признак "Не используется".
Типы ставок страхового сбора

Типы ставок страхового сбора из сформированного справочника должны быть указаны в следующих ситуациях:
  1. Для каждого юридического подразделения предприятия, зарегистрированного в системе, на форме редактирования Юридические подразделения в поле "Тип ставки страхового сбора" (Расчетный отдел -> Справочники организаций -> Юридические подразделения -> форма редактирования Юридическое подразделение). Используется по умолчанию при заполнении ведомости застрахованных лиц сотрудников юридического подразделения, если для сотрудника не указан индивидуально тип ставки страхового сбора.
  2. Для инвалидов, работающих на предприятии, на форме редактирования Категория льготности в поле "Тип ставки страхового сбора" (Отдел кадров -> Кадровый учет сотрудников -> форма редактирования Данные по сотруднику -> закладка "Льготы" панели дополнительной информации -> форма редактирования Категория льготности или Отдел кадров -> Кадровый учет сотрудников -> закладка "Анкетные данные -> закладка "Категория льготности" панели дополнительной информации -> форма редактирования Категория льготности) указывается тип ставки для инвалидов. Используется при заполнении ведомости застрахованных лиц по сотрудникам, являющихся инвалидами, с учетом даты назначения данной категории льготности.
  3. Для сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет, на форме редактирования Отпуск сотрудника в поле "Тип ставки страхового сбора" (Расчет заработной платы -> Прием первичных документов -> Отпуска -> форма редактирования Отпуск сотрудника) указывается тип ставки по уходу за ребенком. Используется при заполнении ведомости застрахованных лиц по сотрудникам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком, с учетом даты начала и окончания отпуска по уходу за ребенком.


Учет спецстажа

Учет спецстажа по списку №1 и по списку №2 в системе может вестись как по трудовой деятельности сотрудника до начала его работы на предприятии, так и во время его работы на предприятии.
    1. Для учета спецстажа сотрудника до начала его работы на предприятии необходимо при вводе записей трудовой книжки сотрудника на форме редактирования Стаж сотрудника (Отдел кадров -> Кадровый учет сотрудников -> форма редактирования Данные по сотруднику -> закладка "Перемещения" -> форма редактирования Стаж сотрудника или Отдел кадров -> Кадровый учет сотрудников -> закладка "Анкетные данные -> закладка "Стаж" панели дополнительной информации -> форма редактирования Стаж сотрудника) в поле "Категория работы" выбрать нужное значение: "Список №1" или "Список №2". В необязательном для заполнения поле "Основание для начисления спецстажа" можно выбрать нужное основание, если пользователю оно известно. В нижней части формы редактирования Сотрудник (Отдел кадров -> Кадровый учет сотрудников -> форма редактирования Сотрудник), заполняемой при приеме сотрудника на работу, на закладке "Стаж на момент приема" отображаются стажи сотрудника до начала его работы на предприятии. Для автоматического расчета этих стажей по введенным данным трудовой книжки необходимо нажать кнопку "Рассчитать все стажи".
    2. Если записи трудовой книжки сотрудника до начала работы его на предприятии не вводятся в системе "Бизнес Персонал", но необходимо учесть общий стаж сотрудника по льготным спискам, то существует возможность ввода общей продолжительности такого стажа без указания периода работы. Для этого на форме редактирования Сотрудник (Отдел кадров -> Кадровый учет сотрудников -> форма редактирования Сотрудник), заполняемой при приеме сотрудника на работу, на закладке "Стаж на момент приема" необходимо вручную ввести длительность всех стажей сотрудника до начала его работы на предприятии. В колонках "Список 1" и "Список 2" необходимо ввести вручную длительность соответствующих стажей. В этом случае нажатие кнопки "Рассчитать все стажи" обнулит все введенные вручную длительности стажей.
    3. Если сотрудник принимается на предприятие или переводится на должность, стаж по которой должен учитываться по льготному списку, то в поле "Категория работы" необходимо выбрать значение "Список №1" или "Список №2". Для учета основания для начисления стажа по льготному списку на закладке "Дополнительные данные" текущей формы (Отдел кадров -> Кадровый учет сотрудников -> форма редактирования Сотрудник) в поле "Основание для начисления спецстажа" можно выбрать нужное основание. Данные по спецстажу сотрудника в отчете по персонификации ПФ будут сформированы автоматически, если на закладке "Дополнительные данные" формы редактирования Сотрудник будут введены основания для спецстажа в соответствующем поле. Основание для начисления льготного стажа будет учтено при расчете ведомости застрахованных лиц по стажу сотрудника, пересекающегося с периодом отчета по персонификации ПФ.
    4. Если сотрудник работает на предприятии на должности, стаж по которой не учитывается по льготному списку, но в течение отчетного периода по персонификации он выполнял некоторые работы, которые должны быть отражены в качестве стажа по льготному списку, то данный стаж можно ввести двумя способами:
      • Если учет стажей по льготному списку ведет сотрудник отдела кадров, то для учета основания для начисления стажа по льготному списку необходимо на форме редактирования Работа сотрудника по вредному списку (Отдел кадров -> Кадровый учет сотрудников -> закладка "Вредные условия" панели дополнительной информации -> форма редактирования Работа сотрудника по вредному списку) ввести период работы по льготному списку, выбрать нужное основание для начисления спецстажа. Период работы необходимо указывать в рабочих днях.
      • Если учет стажей по льготному списку ведет табельщик или нормировщик цеха, то для учета основания для начисления стажа по льготному списку необходимо на форме редактирования Работа сотрудника по вредному списку (Учет труда -> Табельный учет -> закладка "Вредные условия" панели дополнительной информации -> форма редактирования Работа сотрудника по вредному списку) ввести период работы по льготному списку, выбрать нужное основание для начисления спецстажа. Период работы необходимо указывать в рабочих днях.
      При формировании ведомости застрахованных лиц указанный в рабочих днях период спецстажа будет автоматически пересчитан в стаж в календарных днях по следующему алгоритму:

         КМ = Целая часть (КРД : 21,2)
         КД = КРД - Округление(КМ * 21,2), где

         КМ - количество полных месяцев спецстажа;
         КД - количество календарных дней неполного месяца спецстажа;
         КРД - общее количество рабочих дней спецстажа.
         21,2 - среднее количество рабочих дней в месяце.

      Например: Рабочий отработал по льготному списку 165 рабочих дней за отчетный период - год.
         165 : 21,2 = 7 (количество полных месяцев);
         21,2 х 7 = 148;
         165 - 148 = 17(количество дней в неполном месяце);
      В пересчете в календарные дни рабочий отработал по льготному списку 7 мес. 17 дней.


  1. Если сотрудник, работающий по льготному списку, в течение отчетного периода менял тип ставки страхового сбора, то весь стаж по льготному списку за данный период автоматически отобразится во всех записях по данному сотруднику, связанных с разными типами ставок. Корректировку дублирования информации по льготному стажу необходимо произвести вручную. Это связано с тем, что зачастую периодическую (не постоянную) работу сотрудника по льготным спискам за большой промежуток времени (за год) пользователи вносят одной записью, указывая общее количество дней, отработанное по льготным спискам. Система не может отследить, на какой тип ставки страхового сбора нужно отнести работу сотрудника по льготному списку.
  2. Для сотрудников, работавших в отчетном периоде по одному или нескольким основаниям для начисления льготного стажа, системой автоматически производится проверка, исключающая превышение суммы льготного стажа над общим стажем за период.


Порядок действий при формировании отчета по персонификации

Формированием анкетных данных и зачислением спецстажа как правило занимаются сотрудники отдела кадров. Ведомости по начислениям зарплаты и перечислениям в пенсионный фонд в ведении расчетного отдела. Работа в системе "Бизнес персонал" организована так, что при открытии формы просмотра Персонификация из подпункта меню отдела кадров будут доступны режимы работы, необходимые для формирования данных, подчиненных ведению отдела кадров. А при открытии формы просмотра Персонификация из подпункта меню Отчеты будут доступны режимы работы, необходимые для формирования данных, подчиненных ведению расчетного отдела.
Формировать данные нужно в следующем порядке:
  1. Создать период для персонификации;
  2. Сформировать анкетные данные за выбранный период (отдел кадров, закладка "Анкетные данные");
  3. Формировать ведомости без выплаты взносов (отдел кадров, закладка "Ведомости БВВ") и ведомости застрахованных лиц (расчетный отдел, закладка "Ведомости") можно независимо друг от друга;
  4. Откорректировать данные по спецстажу за выбранный период (отдел кадров, закладка "Ведомости");
  5. Сформировать отчет в электронном виде в формате для передачи в программу персонификации пенсионного фонда.
Заполнение ячеек формы редактирования "Ведомости застрахованных лиц"
  1. "Труд.книжка" - код, который согласно инструкции по заполнению ведомости застрахованных лиц соответствует значению отмеченного признака "Трудовая книжка" на форме редактирования Сотрудник (Отдел кадров -> Кадровый учет сотрудников -> форма редактирования Сотрудник).
  2. "Тип ставки страхового сбора" - тип ставки страхового сбора сотрудника. При изменении типа ставки сотрудника в течение отчетного периода по сотруднику в ведомости застрахованных лиц сформируется столько записей, сколько типов ставок страхового сбора было использовано сотрудником в течение отчетного периода.
  3. "Сумма заработка" - сумма по регистру учета с категорией "Персонификация", расставленные по месяцу начисления или по месяцу выплаты в зависимости от значения признака "Формирование персонифицированного учета для пенсии" на закладке "Персонифицированный учет для пенсии" формы редактирования Общесистемная информация (Настройка системы -> Общесистемная информация -> закладка "Персонифицированный учет для пенсии"). В зависимости от значения признака "Признак ограничения суммы заработка" сумма заработка может быть ограничена значением суммы граничного налога (Настройка системы -> Общесистемная информация -> закладка "Установленные денежные суммы" информация -> закладка "Граничный налог"), действующей в отчетном периоде.
  4. "Сумма для пенсии" - расчетные суммы, полученные из расшифровок при расчете налогов, расставленные по месяцу начисления или по месяцу выплаты в зависимости от значения признака "Формирование персонифицированного учета для пенсии" на закладке "Персонифицированный учет для пенсии" формы редактирования Общесистемная информация (Настройка системы -> Общесистемная информация -> закладка "Персонифицированный учет для пенсии").Сумма заработка всегда ограничена значением суммы граничного налога (Настройка системы -> Общесистемная информация -> закладка "Установленные денежные суммы" информация -> закладка "Граничный налог"), действующей в отчетном периоде, вне зависимости от значения признака "Признак ограничения суммы заработка".
  5. "Сумма больничных" - начисления, расставленные по месяцу начисления или по месяцу выплаты в зависимости от значения признака "Формирование персонифицированного учета для пенсии" на закладке "Персонифицированный учет для пенсии" формы редактирования Общесистемная информация (Настройка системы -> Общесистемная информация -> закладка "Персонифицированный учет для пенсии"), со следующими категориями использования:
    • "Больничный (за счет предприятия)",
    • "Больничный (по производственной травме)",
    • "Больничный (по уходу за больным)",
    • "Больничный (по уходу за больным)",
  6. "Сумма взносов" - сумма взносов в пенсионный фонд, расставленные по месяцу начисления или по месяцу выплаты в зависимости от значения признака "Формирование взносов в пенсионный фонд" на закладке "Персонифицированный учет для пенсии" формы редактирования Общесистемная информация (Настройка системы -> Общесистемная информация -> закладка "Персонифицированный учет для пенсии").Для сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет, в данной ячейке отображаются суммы налога, перечисляемые предприятием в пенсионный фонд за указанных сотрудников.
  7. "Код основания" - код основания для начисления стажа по льготным спискам. Заполняется автоматически, если выполнены условия п. "Учет спецстажа". При вводе данных по спецстажу вручную необходимо зафиксировать ручной ввод данных, установив для записи по данному физическому лицу статус "Ручная корректировка", чтобы при автоматическом переформировании ведомостей застрахованных лиц данные, введенные вручную, не потерялись.
  8. "Месяц" - число, указывающее на последний месяц отчетного периода, в котором сотрудник работал по льготному списку с данным основанием для начисления спецстажа. Заполняется автоматически, если выполнены условия п. "Учет спецстажа". При вводе данных по спецстажу вручную необходимо зафиксировать ручной ввод данных, установив для записи по данному физическому лицу статус "Ручная корректировка", чтобы при автоматическом переформировании ведомостей застрахованных лиц данные, введенные вручную, не потерялись.
  9. "Месяцев", "Дней" - количество месяцев и дней, отработанное сотрудником по стажу с данным основанием для начисления стажа. Заполняется автоматически, если выполнены условия п. "Учет спецстажа". При вводе данных по спецстажу вручную необходимо зафиксировать ручной ввод данных, установив для записи по данному физическому лицу статус "Ручная корректировка", чтобы при автоматическом переформировании ведомостей застрахованных лиц данные, введенные вручную, не потерялись.
  10. "Норма" - норма по льготному стажу, отработанная сотрудником за период для зачисления льготного стажа. Заполняется в виде числа с разделительной запятой. Слева от разделительной запятой указывается количество полных месяцев спецстажа, а справа от запятой - количество дней неполного месяца спецстажа. Заполняется автоматически, если выполнены условия п. "Учет спецстажа". При вводе данных по спецстажу вручную необходимо зафиксировать ручной ввод данных, установив для записи по данному физическому лицу статус "Ручная корректировка", чтобы при автоматическом переформировании ведомостей застрахованных лиц данные, введенные вручную, не потерялись.
  11. "Сезон" - код сезона. В соответствии с инструкцией по формированию отчета по персонификации может принимать следующие значения:
    • "1" - если начало и окончание периода работы по данному основанию для начисления спецстажа принадлежит периоду отчета;
    • "2" - если работа по данному основанию для начисления спецстажа не завершена в период отчета;
    • "3" - если работа по данному основанию для начисления спецстажа завершена в период отчета;
    Заполняется автоматически, если выполнены условия п. "Учет спецстажа". При вводе данных по спецстажу вручную необходимо зафиксировать ручной ввод данных, установив для записи по данному физическому лицу статус "Ручная корректировка", чтобы при автоматическом переформировании ведомостей застрахованных лиц данные, введенные вручную, не потерялись.

 

  1. Форма №1-ПВ (квартальная)
  2. Форма №1-ПВ (месячная)
  3. Принципы формирования статистических и аналитических отчетов
  4. Методика расчета налога с доходов физических лиц