Данылив И.В., к.т.н., с.н.с., генеральный директор ЗАО "Бизнес Автоматика"
Репихова Л.А., консультант по экономическим вопросам ЗАО "Бизнес Автоматика"
Итоги внедрения системы "БИЗНЕС.ПЕРСОНАЛ" на Запорожском производственном алюминиевом комбинате
ЗАО "Бизнес Автоматика" разработан программный комплекс "Бизнес.Персонал", который предоставляет возможность автоматизации одного из ключевых бизнес-процессов любого крупного предприятия, насчитывающего более 1000 сотрудников. Причем, в типовом решении комплекса на основе глубокого анализа взаимосвязей с другими бизнес-процессами заложены механизмы сопряжения с подсистемой производства, подсистемами бухгалтерии и финансового анализа, подсистемой логистики и подсистемой контроля доступа на предприятие.
Учет данных и все расчеты в любой автоматизированной системе базируется на основе первичных документов. Все первичные документы, связанные с людскими ресурсами должны быть в системе, причем, 1 раз в одном месте. В настоящее время очень популярно мнение, что основная задача, подлежащая автоматизации в области управления трудовыми ресурсами, - это расчет заработной платы. Однако, первичная информация, позволяющая осуществлять прозрачный контроль за начислением заработной платы, формируется иными процессами в других подразделениях предприятия и только подтверждается работниками расчетного отдела бухгалтерии. Поэтому игнорирование управления учетом в таких подразделениях, как отдел кадров, отдел труда и заработной платы, отделы и службы нормирования и учета производственных подразделений, нарушает один из основополагающих принципов стандарта ISO 9000 - принцип процессного подхода. Кроме этого в стандарте ISO 9001 четко указывается:
"Организация должна создать и поддерживать в рабочем состоянии общесистемные процедуры по:
Система "Бизнес.Персонал" была успешно внедрена на Запорожском производственном алюминиевом комбинате (ОАО "ЗАлК"), насчитывающим около 7000 сотрудников. Внедрение программного обеспечения на ОАО "ЗАлК" - это пример правильной и четкой организации работы на предприятии по проведению автоматизации и освоению новых технологий. Проведем краткий обзор хода работ по внедрению проекта.
В ноябре 2003г. был заключен договор на поставку, внедрение программного обеспечения (ПО) и обучение персонала между ОАО "ЗАлК" и ЗАО "Бизнес Автоматика". В вопросах выбора очередности внедрения, а также в вопросах подготовки к проведению работ большую роль сыграл постоянный мониторинг со стороны руководства ОАО "ЗАлК". Разработка плана внедрения проходила при их непосредственном участии, что значительно ускорило и усовершенствовало процесс реализации проекта. Заместитель главного бухгалтера, начальник отдела организации труда, начальник отдела по расчету заработной платы первыми освоили работу в системе, что гарантировало грамотный подход к организации внедрения системы "Бизнес.Персонал" на предприятии. Были назначены руководители группы внедрения со стороны ОАО "ЗАлК", которые постоянно координировали действия по внедрению. Были созданы сами группы внедрения, в которые вошли представители всех подразделений предприятия, участвующие во вводе первичной и текущей информации в базу данных комплекса "Бизнес.Персонал", а также представители отдела АСУ, курирующие новое ПО. Отделом автоматизации и автоматизированных систем управления была проделана большая работа по обновлению технической базы, настройке локальной сети и рабочих мест системы "Бизнес.Персонал". Для одновременного обучения работе в системе до 18 пользователей были организованы 2 компьютерных класса на 9 рабочих мест.
Внедрение системы "Бизнес.Персонал" на ОАО "ЗАлК" проходило в 2 этапа. В период подготовки представителями ЗАО "Бизнес Автоматика" были импортированы анкетные и некоторые другие данные о сотрудниках всего предприятия из старой системы расчета заработной платы в систему "Бизнес.Персонал". Данные с сопроводительной информацией были подготовлены сотрудниками отдела АСУ ОАО "ЗАлК". Этап опытной эксплуатации начался в январе 2004г. Для его проведения были выделены несколько подразделений организационной структуры, по которым были проведены ввод первичной документации по учету труда, формирование табеля и расчет заработной платы. На этапе опытной эксплуатации представителями отдела внедрения ЗАО "Бизнес Автоматика" было проведено обучение участников группы внедрения ОАО "ЗАлК", представляющих отдел кадров, отдел труда, а также табельщиков, нормировщиков и расчетчиков подразделений этапа опытной эксплуатации. Заместитель начальника отдела организации труда был назначен ответственным от ОАО "ЗАлК" за проведение обучения табельщиков и нормировщиков в период внедрения системы. Пройдя курс обучения на этапе опытной эксплуатации, заместитель начальника отдела организации труда и начальник расчетного отдела бухгалтерии проводили обучение и консультации своих сотрудников по работе в системе "Бизнес.Персонал" в отсутствие на предприятии представителей ЗАО "Бизнес Автоматика". На этапе опытной эксплуатации были введены и настроены все необходимые справочники и алгоритм расчета заработной платы, штатное расписание и графики работы предприятия, откорректированы списки сотрудников предприятия. Параллельно с расчетом зарплаты в старой системе был проведен расчет зарплаты за январь и февраль 2004г. в системе "Бизнес.Персонал" по назначенным для опытной эксплуатации подразделениям организационной структуры предприятия. Итоги ввода и расчета были проанализированы руководителями группы внедрения от ОАО "ЗАлК" и от ЗАО "Бизнес Автоматика" и сделаны необходимые выводы. После некоторых доработок и исправлений, сделанных как программистами ЗАО "Бизнес Автоматика" в ПО, так и представителями ОАО "ЗАлК" в настройках и введенных данных, перешли к этапу промышленной эксплуатации.
Этап промышленной эксплуатации начался в марте 2004г. В нем приняли участие все подразделения организационной структуры ОАО "ЗАлК". Был составлен график работы пользователей системы "Бизнес.Персонал", позволяющий в течение рабочего дня проводить обучение и ввод информации в 2-х компьютерных классах всех необученных пользователей. Расчет зарплаты по предприятию за март, апрель и май 2004г. для сверки проводился параллельно в двух системах: в системе "Бизнес.Персонал" и в старой системе. В период расчета и закрытия периода по расчету заработной платы в компьютерных классах и на других рабочих местах присутствовали и консультировали пользователей представители отдела внедрения ЗАО "Бизнес Автоматика". В июне - августе 2004г. представители отдела внедрения выезжали для консультации и помощи по исправлению конкретных ошибок ввода и настройки. Начиная с сентября 2004г. пользователи системы "Бизнес.Персонал" на ОАО "ЗалК" проводят ввод информации, расчеты и закрытие периода самостоятельно. Можно сказать, что внедрение программного комплекса по учету трудовых ресурсов и расчету заработной платы на предприятии, насчитывающем почти 7000 сотрудников, было осуществлено в течение полугода. В дальнейшем сотрудничество между ОАО "ЗАлК" и ЗАО "Бизнес Автоматика" происходило по мере возникновения вопросов и замечаний со стороны ОАО "ЗАлК". Все возникающие у пользователей системы "Бизнес.Персонал" вопросы и замечания формулировались представителями отдела АСУ ОАО "ЗАлК", курирующими систему, и передавались по электронной почте или по телефону. Обновления системы, связанные с изменениями законодательства или с устранением выявленных недоработок, также передавались на ОАО "ЗАлК" по электронной почте. Такая система сопровождения системы "Бизнес.Персонал" практикуется и на данный момент.
По итогам внедрения системы "Бизнес.Персонал" на ОАО "ЗАлК" можно сказать, что успех и сроки внедрения автоматизированной системы зависит от того, как руководство предприятия организует рабочую группу, разработает стратегию и тактику внедрения, сформулирует задачи рабочей группы, стимулирует их выполнение. Положительный пример такого внедрения - внедрение системы "Бизнес.Персонал" на ОАО "ЗалК".
Репихова Л.А., консультант по экономическим вопросам ЗАО "Бизнес Автоматика"
Итоги внедрения системы "БИЗНЕС.ПЕРСОНАЛ" на Запорожском производственном алюминиевом комбинате
Учет данных и все расчеты в любой автоматизированной системе базируется на основе первичных документов. Все первичные документы, связанные с людскими ресурсами должны быть в системе, причем, 1 раз в одном месте. В настоящее время очень популярно мнение, что основная задача, подлежащая автоматизации в области управления трудовыми ресурсами, - это расчет заработной платы. Однако, первичная информация, позволяющая осуществлять прозрачный контроль за начислением заработной платы, формируется иными процессами в других подразделениях предприятия и только подтверждается работниками расчетного отдела бухгалтерии. Поэтому игнорирование управления учетом в таких подразделениях, как отдел кадров, отдел труда и заработной платы, отделы и службы нормирования и учета производственных подразделений, нарушает один из основополагающих принципов стандарта ISO 9000 - принцип процессного подхода. Кроме этого в стандарте ISO 9001 четко указывается:
"Организация должна создать и поддерживать в рабочем состоянии общесистемные процедуры по:
- определению потребностей в компетентном персонале и подготовке персонала;
- обеспечению подготовки персонала в соответствии с выявленными потребностями;
- оценке через установленный период времени эффективности подготовки кадров;
- ведению соответствующих отчетов об образовании кадров, их подготовке, уровне мастерства и опыта:".
Система "Бизнес.Персонал" была успешно внедрена на Запорожском производственном алюминиевом комбинате (ОАО "ЗАлК"), насчитывающим около 7000 сотрудников. Внедрение программного обеспечения на ОАО "ЗАлК" - это пример правильной и четкой организации работы на предприятии по проведению автоматизации и освоению новых технологий. Проведем краткий обзор хода работ по внедрению проекта.
В ноябре 2003г. был заключен договор на поставку, внедрение программного обеспечения (ПО) и обучение персонала между ОАО "ЗАлК" и ЗАО "Бизнес Автоматика". В вопросах выбора очередности внедрения, а также в вопросах подготовки к проведению работ большую роль сыграл постоянный мониторинг со стороны руководства ОАО "ЗАлК". Разработка плана внедрения проходила при их непосредственном участии, что значительно ускорило и усовершенствовало процесс реализации проекта. Заместитель главного бухгалтера, начальник отдела организации труда, начальник отдела по расчету заработной платы первыми освоили работу в системе, что гарантировало грамотный подход к организации внедрения системы "Бизнес.Персонал" на предприятии. Были назначены руководители группы внедрения со стороны ОАО "ЗАлК", которые постоянно координировали действия по внедрению. Были созданы сами группы внедрения, в которые вошли представители всех подразделений предприятия, участвующие во вводе первичной и текущей информации в базу данных комплекса "Бизнес.Персонал", а также представители отдела АСУ, курирующие новое ПО. Отделом автоматизации и автоматизированных систем управления была проделана большая работа по обновлению технической базы, настройке локальной сети и рабочих мест системы "Бизнес.Персонал". Для одновременного обучения работе в системе до 18 пользователей были организованы 2 компьютерных класса на 9 рабочих мест.
Внедрение системы "Бизнес.Персонал" на ОАО "ЗАлК" проходило в 2 этапа. В период подготовки представителями ЗАО "Бизнес Автоматика" были импортированы анкетные и некоторые другие данные о сотрудниках всего предприятия из старой системы расчета заработной платы в систему "Бизнес.Персонал". Данные с сопроводительной информацией были подготовлены сотрудниками отдела АСУ ОАО "ЗАлК". Этап опытной эксплуатации начался в январе 2004г. Для его проведения были выделены несколько подразделений организационной структуры, по которым были проведены ввод первичной документации по учету труда, формирование табеля и расчет заработной платы. На этапе опытной эксплуатации представителями отдела внедрения ЗАО "Бизнес Автоматика" было проведено обучение участников группы внедрения ОАО "ЗАлК", представляющих отдел кадров, отдел труда, а также табельщиков, нормировщиков и расчетчиков подразделений этапа опытной эксплуатации. Заместитель начальника отдела организации труда был назначен ответственным от ОАО "ЗАлК" за проведение обучения табельщиков и нормировщиков в период внедрения системы. Пройдя курс обучения на этапе опытной эксплуатации, заместитель начальника отдела организации труда и начальник расчетного отдела бухгалтерии проводили обучение и консультации своих сотрудников по работе в системе "Бизнес.Персонал" в отсутствие на предприятии представителей ЗАО "Бизнес Автоматика". На этапе опытной эксплуатации были введены и настроены все необходимые справочники и алгоритм расчета заработной платы, штатное расписание и графики работы предприятия, откорректированы списки сотрудников предприятия. Параллельно с расчетом зарплаты в старой системе был проведен расчет зарплаты за январь и февраль 2004г. в системе "Бизнес.Персонал" по назначенным для опытной эксплуатации подразделениям организационной структуры предприятия. Итоги ввода и расчета были проанализированы руководителями группы внедрения от ОАО "ЗАлК" и от ЗАО "Бизнес Автоматика" и сделаны необходимые выводы. После некоторых доработок и исправлений, сделанных как программистами ЗАО "Бизнес Автоматика" в ПО, так и представителями ОАО "ЗАлК" в настройках и введенных данных, перешли к этапу промышленной эксплуатации.
Этап промышленной эксплуатации начался в марте 2004г. В нем приняли участие все подразделения организационной структуры ОАО "ЗАлК". Был составлен график работы пользователей системы "Бизнес.Персонал", позволяющий в течение рабочего дня проводить обучение и ввод информации в 2-х компьютерных классах всех необученных пользователей. Расчет зарплаты по предприятию за март, апрель и май 2004г. для сверки проводился параллельно в двух системах: в системе "Бизнес.Персонал" и в старой системе. В период расчета и закрытия периода по расчету заработной платы в компьютерных классах и на других рабочих местах присутствовали и консультировали пользователей представители отдела внедрения ЗАО "Бизнес Автоматика". В июне - августе 2004г. представители отдела внедрения выезжали для консультации и помощи по исправлению конкретных ошибок ввода и настройки. Начиная с сентября 2004г. пользователи системы "Бизнес.Персонал" на ОАО "ЗалК" проводят ввод информации, расчеты и закрытие периода самостоятельно. Можно сказать, что внедрение программного комплекса по учету трудовых ресурсов и расчету заработной платы на предприятии, насчитывающем почти 7000 сотрудников, было осуществлено в течение полугода. В дальнейшем сотрудничество между ОАО "ЗАлК" и ЗАО "Бизнес Автоматика" происходило по мере возникновения вопросов и замечаний со стороны ОАО "ЗАлК". Все возникающие у пользователей системы "Бизнес.Персонал" вопросы и замечания формулировались представителями отдела АСУ ОАО "ЗАлК", курирующими систему, и передавались по электронной почте или по телефону. Обновления системы, связанные с изменениями законодательства или с устранением выявленных недоработок, также передавались на ОАО "ЗАлК" по электронной почте. Такая система сопровождения системы "Бизнес.Персонал" практикуется и на данный момент.
По итогам внедрения системы "Бизнес.Персонал" на ОАО "ЗАлК" можно сказать, что успех и сроки внедрения автоматизированной системы зависит от того, как руководство предприятия организует рабочую группу, разработает стратегию и тактику внедрения, сформулирует задачи рабочей группы, стимулирует их выполнение. Положительный пример такого внедрения - внедрение системы "Бизнес.Персонал" на ОАО "ЗалК".