СТАТТІ

Формирование отчета по персонификации ПФ

Предварительные настройки
  1. Сформированные в системе "БИЗНЕС ПЕРСОНАЛ" данные по персонификации пенсионного фонда необходимо перевести в файлы формата, используемого в нормативной программе персонификации, предоставленной пенсионным фондом. На закладке "Персонифицированный учет для пенсии" формы редактирования Общесистемная информация (Настройка системы -> Общесистемная информация -> закладка "Персонифицированный учет для пенсии") необходимо ввести следующие данные:
    • Путь к БД персонификации - каталог, в котором сохраняются файлы требуемого форма для загрузки в программу персонифицированного учета;
    • Файл "Анкетные данные" - имя DBF-файла, из которого будут загружаться анкетные данные в программу персонифицированного учета;
    • Файл "Ведомости застрахованных лиц" - имя DBF-файла, из которого будут загружаться ведомости застрахованных лиц в программу персонифицированного учета;
    • Файл "Ведомости застрахованных лиц БВВ" - имя DBF-файла, из которого будут загружаться ведомости застрахованных лиц без выплаты пенсионных взносов в программу персонифицированного учета;
    • Формирование персонифицированного учета для пенсии - метод формирования начисленных сумм для персонификации пенсионного фонда. В зависимости от установки данные для пенсионного персонифицированного учета собираются либо за месяц начислений, либо за месяц выплаты;
    • Формирование взносов в пенсионный фонд - метод формирования сумм взносов в пенсионный фонд для персонификации. В зависимости от установки суммы взносов для пенсионного персонифицированного учета собираются либо за месяц начислений, либо за месяц выплаты.
    • Признак ограничения суммы заработка - способ формирования суммы заработка при создании ведомости застрахованных лиц в персонифицированном учете. Данный признак определяет необходимость учета граничной суммы для налога при расчете показателей "Сумма заработка всего" по месяцам года (поля SZ1, SZ2, ..., SZ12).
  2. Для применения русской кодировки шрифтов при передаче данных персонифицированного учета в формат, используемый в нормативной программе персонификации, предоставленной пенсионным фондом, необходимо сделать предварительные настройки на компьютерах, с которых данные будут передаваться в файлы указанного формата. Для этого в программе BDE Administrator (кнопка "Пуск" на панели задач -> Настройка -> Панель управления -> BDE Administrator) следует установить языковую страницу "dBase RUS cp866" для драйвера "FOXPRO". Процесс установки языковой страницы следующий:
    • Запуск на выполнение программы BDE Administrator;
    • Выбор закладки Configuration;
    • Раскрытие вершины Configuration;
    • Раскрытие вершины Drivers;
    • Раскрытие вершины Native;
    • Позиционирование на вершине FOXPRO;
    • Позиционирование на значении строки LANGDRIVER в правой части экрана на панели Definition;
    • Выбор из выпадающего списка значений строки LANGDRIVER значения "DsdBase RUS cp866";
    • Сохранение сделанных изменений в настройке нажатием кнопки Apply в верхней части экрана.
  3. Для правильного формирования отчета по персонификации пенсионного фонда необходимо заранее сделать подготовительную работу по созданию регистра учета с категорией использования "Персонификация". Для этого необходимо выбрать на форме просмотра Алгоритм расчета зарплаты (Расчетный отдел -> Алгоритмы расчета зарплаты) закладку "Регистры учета". В таблице входимости по данному регистру учета должны быть отмечены те виды начисления, которые согласно инструкции по персонификации учитываются при расчете сумм в ведомости застрахованных лиц в колонке "Сумма для пенсии".
  4. Для дальнейшего использования в распределении начисленных сумм по персонификации необходимо сформировать справочник типов ставок страхового сбора, используемых на предприятии (Отдел кадров -> Справочники -> Тип ставки страхового сбора).
  5. Для учета спецстажа необходимо сформировать справочники оснований для начисления спецстажа. На форме просмотра Основания начисления спецстажа (Отдел кадров -> Справочники -> Основания начисления спецстажа) необходимо с помощью специального действия "Загрузить список льгот для спецстажа" скопировать из папки, в которой расположена регламентированная программа по персонификации ПФ, файлы KPUP.dbf и KPVR.dbf. На форму просмотра скопируется весь справочник оснований для начисления спецстажа с кодировкой, регламентированной инструкцией по формированию отчета по персонификации ПФ. Для того, чтобы весь справочник не отображался в выпадающем списке при выборе основания во время ручного ввода данных по спецстажу сотрудника, необходимо заблаговременно на текущей форме просмотра по используемым на предприятии основаниям для начисления спецстажа поставить признак "Используется" (форма редактирования Основания начисления спецстажа), а в остальных основаниях - признак "Не используется".
Типы ставок страхового сбора

Типы ставок страхового сбора из сформированного справочника должны быть указаны в следующих ситуациях:
  1. Для каждого юридического подразделения предприятия, зарегистрированного в системе, на форме редактирования Юридические подразделения в поле "Тип ставки страхового сбора" (Расчетный отдел -> Справочники организаций -> Юридические подразделения -> форма редактирования Юридическое подразделение). Используется по умолчанию при заполнении ведомости застрахованных лиц сотрудников юридического подразделения, если для сотрудника не указан индивидуально тип ставки страхового сбора.
  2. Для инвалидов, работающих на предприятии, на форме редактирования Категория льготности в поле "Тип ставки страхового сбора" (Отдел кадров -> Кадровый учет сотрудников -> форма редактирования Данные по сотруднику -> закладка "Льготы" панели дополнительной информации -> форма редактирования Категория льготности или Отдел кадров -> Кадровый учет сотрудников -> закладка "Анкетные данные -> закладка "Категория льготности" панели дополнительной информации -> форма редактирования Категория льготности) указывается тип ставки для инвалидов. Используется при заполнении ведомости застрахованных лиц по сотрудникам, являющихся инвалидами, с учетом даты назначения данной категории льготности.
  3. Для сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет, на форме редактирования Отпуск сотрудника в поле "Тип ставки страхового сбора" (Расчет заработной платы -> Прием первичных документов -> Отпуска -> форма редактирования Отпуск сотрудника) указывается тип ставки по уходу за ребенком. Используется при заполнении ведомости застрахованных лиц по сотрудникам, находящимся в отпуске по уходу за ребенком, с учетом даты начала и окончания отпуска по уходу за ребенком.


Учет спецстажа

Учет спецстажа по списку №1 и по списку №2 в системе может вестись как по трудовой деятельности сотрудника до начала его работы на предприятии, так и во время его работы на предприятии.
    1. Для учета спецстажа сотрудника до начала его работы на предприятии необходимо при вводе записей трудовой книжки сотрудника на форме редактирования Стаж сотрудника (Отдел кадров -> Кадровый учет сотрудников -> форма редактирования Данные по сотруднику -> закладка "Перемещения" -> форма редактирования Стаж сотрудника или Отдел кадров -> Кадровый учет сотрудников -> закладка "Анкетные данные -> закладка "Стаж" панели дополнительной информации -> форма редактирования Стаж сотрудника) в поле "Категория работы" выбрать нужное значение: "Список №1" или "Список №2". В необязательном для заполнения поле "Основание для начисления спецстажа" можно выбрать нужное основание, если пользователю оно известно. В нижней части формы редактирования Сотрудник (Отдел кадров -> Кадровый учет сотрудников -> форма редактирования Сотрудник), заполняемой при приеме сотрудника на работу, на закладке "Стаж на момент приема" отображаются стажи сотрудника до начала его работы на предприятии. Для автоматического расчета этих стажей по введенным данным трудовой книжки необходимо нажать кнопку "Рассчитать все стажи".
    2. Если записи трудовой книжки сотрудника до начала работы его на предприятии не вводятся в системе "Бизнес Персонал", но необходимо учесть общий стаж сотрудника по льготным спискам, то существует возможность ввода общей продолжительности такого стажа без указания периода работы. Для этого на форме редактирования Сотрудник (Отдел кадров -> Кадровый учет сотрудников -> форма редактирования Сотрудник), заполняемой при приеме сотрудника на работу, на закладке "Стаж на момент приема" необходимо вручную ввести длительность всех стажей сотрудника до начала его работы на предприятии. В колонках "Список 1" и "Список 2" необходимо ввести вручную длительность соответствующих стажей. В этом случае нажатие кнопки "Рассчитать все стажи" обнулит все введенные вручную длительности стажей.
    3. Если сотрудник принимается на предприятие или переводится на должность, стаж по которой должен учитываться по льготному списку, то в поле "Категория работы" необходимо выбрать значение "Список №1" или "Список №2". Для учета основания для начисления стажа по льготному списку на закладке "Дополнительные данные" текущей формы (Отдел кадров -> Кадровый учет сотрудников -> форма редактирования Сотрудник) в поле "Основание для начисления спецстажа" можно выбрать нужное основание. Данные по спецстажу сотрудника в отчете по персонификации ПФ будут сформированы автоматически, если на закладке "Дополнительные данные" формы редактирования Сотрудник будут введены основания для спецстажа в соответствующем поле. Основание для начисления льготного стажа будет учтено при расчете ведомости застрахованных лиц по стажу сотрудника, пересекающегося с периодом отчета по персонификации ПФ.
    4. Если сотрудник работает на предприятии на должности, стаж по которой не учитывается по льготному списку, но в течение отчетного периода по персонификации он выполнял некоторые работы, которые должны быть отражены в качестве стажа по льготному списку, то данный стаж можно ввести двумя способами:
      • Если учет стажей по льготному списку ведет сотрудник отдела кадров, то для учета основания для начисления стажа по льготному списку необходимо на форме редактирования Работа сотрудника по вредному списку (Отдел кадров -> Кадровый учет сотрудников -> закладка "Вредные условия" панели дополнительной информации -> форма редактирования Работа сотрудника по вредному списку) ввести период работы по льготному списку, выбрать нужное основание для начисления спецстажа. Период работы необходимо указывать в рабочих днях.
      • Если учет стажей по льготному списку ведет табельщик или нормировщик цеха, то для учета основания для начисления стажа по льготному списку необходимо на форме редактирования Работа сотрудника по вредному списку (Учет труда -> Табельный учет -> закладка "Вредные условия" панели дополнительной информации -> форма редактирования Работа сотрудника по вредному списку) ввести период работы по льготному списку, выбрать нужное основание для начисления спецстажа. Период работы необходимо указывать в рабочих днях.
      При формировании ведомости застрахованных лиц указанный в рабочих днях период спецстажа будет автоматически пересчитан в стаж в календарных днях по следующему алгоритму:

         КМ = Целая часть (КРД : 21,2)
         КД = КРД - Округление(КМ * 21,2), где

         КМ - количество полных месяцев спецстажа;
         КД - количество календарных дней неполного месяца спецстажа;
         КРД - общее количество рабочих дней спецстажа.
         21,2 - среднее количество рабочих дней в месяце.

      Например: Рабочий отработал по льготному списку 165 рабочих дней за отчетный период - год.
         165 : 21,2 = 7 (количество полных месяцев);
         21,2 х 7 = 148;
         165 - 148 = 17(количество дней в неполном месяце);
      В пересчете в календарные дни рабочий отработал по льготному списку 7 мес. 17 дней.


  1. Если сотрудник, работающий по льготному списку, в течение отчетного периода менял тип ставки страхового сбора, то весь стаж по льготному списку за данный период автоматически отобразится во всех записях по данному сотруднику, связанных с разными типами ставок. Корректировку дублирования информации по льготному стажу необходимо произвести вручную. Это связано с тем, что зачастую периодическую (не постоянную) работу сотрудника по льготным спискам за большой промежуток времени (за год) пользователи вносят одной записью, указывая общее количество дней, отработанное по льготным спискам. Система не может отследить, на какой тип ставки страхового сбора нужно отнести работу сотрудника по льготному списку.
  2. Для сотрудников, работавших в отчетном периоде по одному или нескольким основаниям для начисления льготного стажа, системой автоматически производится проверка, исключающая превышение суммы льготного стажа над общим стажем за период.


Порядок действий при формировании отчета по персонификации

Формированием анкетных данных и зачислением спецстажа как правило занимаются сотрудники отдела кадров. Ведомости по начислениям зарплаты и перечислениям в пенсионный фонд в ведении расчетного отдела. Работа в системе "Бизнес персонал" организована так, что при открытии формы просмотра Персонификация из подпункта меню отдела кадров будут доступны режимы работы, необходимые для формирования данных, подчиненных ведению отдела кадров. А при открытии формы просмотра Персонификация из подпункта меню Отчеты будут доступны режимы работы, необходимые для формирования данных, подчиненных ведению расчетного отдела.
Формировать данные нужно в следующем порядке:
  1. Создать период для персонификации;
  2. Сформировать анкетные данные за выбранный период (отдел кадров, закладка "Анкетные данные");
  3. Формировать ведомости без выплаты взносов (отдел кадров, закладка "Ведомости БВВ") и ведомости застрахованных лиц (расчетный отдел, закладка "Ведомости") можно независимо друг от друга;
  4. Откорректировать данные по спецстажу за выбранный период (отдел кадров, закладка "Ведомости");
  5. Сформировать отчет в электронном виде в формате для передачи в программу персонификации пенсионного фонда.
Заполнение ячеек формы редактирования "Ведомости застрахованных лиц"
  1. "Труд.книжка" - код, который согласно инструкции по заполнению ведомости застрахованных лиц соответствует значению отмеченного признака "Трудовая книжка" на форме редактирования Сотрудник (Отдел кадров -> Кадровый учет сотрудников -> форма редактирования Сотрудник).
  2. "Тип ставки страхового сбора" - тип ставки страхового сбора сотрудника. При изменении типа ставки сотрудника в течение отчетного периода по сотруднику в ведомости застрахованных лиц сформируется столько записей, сколько типов ставок страхового сбора было использовано сотрудником в течение отчетного периода.
  3. "Сумма заработка" - сумма по регистру учета с категорией "Персонификация", расставленные по месяцу начисления или по месяцу выплаты в зависимости от значения признака "Формирование персонифицированного учета для пенсии" на закладке "Персонифицированный учет для пенсии" формы редактирования Общесистемная информация (Настройка системы -> Общесистемная информация -> закладка "Персонифицированный учет для пенсии"). В зависимости от значения признака "Признак ограничения суммы заработка" сумма заработка может быть ограничена значением суммы граничного налога (Настройка системы -> Общесистемная информация -> закладка "Установленные денежные суммы" информация -> закладка "Граничный налог"), действующей в отчетном периоде.
  4. "Сумма для пенсии" - расчетные суммы, полученные из расшифровок при расчете налогов, расставленные по месяцу начисления или по месяцу выплаты в зависимости от значения признака "Формирование персонифицированного учета для пенсии" на закладке "Персонифицированный учет для пенсии" формы редактирования Общесистемная информация (Настройка системы -> Общесистемная информация -> закладка "Персонифицированный учет для пенсии").Сумма заработка всегда ограничена значением суммы граничного налога (Настройка системы -> Общесистемная информация -> закладка "Установленные денежные суммы" информация -> закладка "Граничный налог"), действующей в отчетном периоде, вне зависимости от значения признака "Признак ограничения суммы заработка".
  5. "Сумма больничных" - начисления, расставленные по месяцу начисления или по месяцу выплаты в зависимости от значения признака "Формирование персонифицированного учета для пенсии" на закладке "Персонифицированный учет для пенсии" формы редактирования Общесистемная информация (Настройка системы -> Общесистемная информация -> закладка "Персонифицированный учет для пенсии"), со следующими категориями использования:
    • "Больничный (за счет предприятия)",
    • "Больничный (по производственной травме)",
    • "Больничный (по уходу за больным)",
    • "Больничный (по уходу за больным)",
  6. "Сумма взносов" - сумма взносов в пенсионный фонд, расставленные по месяцу начисления или по месяцу выплаты в зависимости от значения признака "Формирование взносов в пенсионный фонд" на закладке "Персонифицированный учет для пенсии" формы редактирования Общесистемная информация (Настройка системы -> Общесистемная информация -> закладка "Персонифицированный учет для пенсии").Для сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком до 3-х лет, в данной ячейке отображаются суммы налога, перечисляемые предприятием в пенсионный фонд за указанных сотрудников.
  7. "Код основания" - код основания для начисления стажа по льготным спискам. Заполняется автоматически, если выполнены условия п. "Учет спецстажа". При вводе данных по спецстажу вручную необходимо зафиксировать ручной ввод данных, установив для записи по данному физическому лицу статус "Ручная корректировка", чтобы при автоматическом переформировании ведомостей застрахованных лиц данные, введенные вручную, не потерялись.
  8. "Месяц" - число, указывающее на последний месяц отчетного периода, в котором сотрудник работал по льготному списку с данным основанием для начисления спецстажа. Заполняется автоматически, если выполнены условия п. "Учет спецстажа". При вводе данных по спецстажу вручную необходимо зафиксировать ручной ввод данных, установив для записи по данному физическому лицу статус "Ручная корректировка", чтобы при автоматическом переформировании ведомостей застрахованных лиц данные, введенные вручную, не потерялись.
  9. "Месяцев", "Дней" - количество месяцев и дней, отработанное сотрудником по стажу с данным основанием для начисления стажа. Заполняется автоматически, если выполнены условия п. "Учет спецстажа". При вводе данных по спецстажу вручную необходимо зафиксировать ручной ввод данных, установив для записи по данному физическому лицу статус "Ручная корректировка", чтобы при автоматическом переформировании ведомостей застрахованных лиц данные, введенные вручную, не потерялись.
  10. "Норма" - норма по льготному стажу, отработанная сотрудником за период для зачисления льготного стажа. Заполняется в виде числа с разделительной запятой. Слева от разделительной запятой указывается количество полных месяцев спецстажа, а справа от запятой - количество дней неполного месяца спецстажа. Заполняется автоматически, если выполнены условия п. "Учет спецстажа". При вводе данных по спецстажу вручную необходимо зафиксировать ручной ввод данных, установив для записи по данному физическому лицу статус "Ручная корректировка", чтобы при автоматическом переформировании ведомостей застрахованных лиц данные, введенные вручную, не потерялись.
  11. "Сезон" - код сезона. В соответствии с инструкцией по формированию отчета по персонификации может принимать следующие значения:
    • "1" - если начало и окончание периода работы по данному основанию для начисления спецстажа принадлежит периоду отчета;
    • "2" - если работа по данному основанию для начисления спецстажа не завершена в период отчета;
    • "3" - если работа по данному основанию для начисления спецстажа завершена в период отчета;
    Заполняется автоматически, если выполнены условия п. "Учет спецстажа". При вводе данных по спецстажу вручную необходимо зафиксировать ручной ввод данных, установив для записи по данному физическому лицу статус "Ручная корректировка", чтобы при автоматическом переформировании ведомостей застрахованных лиц данные, введенные вручную, не потерялись.